Aug 23, 2021

¿Todavía usas un sistema de control de pagos de alumnos en excel?

Samantha Rey
Samantha Rey | Lectura 3 min

Hoy en día, ¿quien no conoce una hoja de cálculo de Excel?, seguro que lo has utilizado más de una vez para gestionar la economía familiar e incluso lo usas actualmente en tu escuela de música o baile. Y yo te pregunto, ¿crees que es el mejor sistema de control de pagos de tus alumnos? Yo creo que no, y te voy a explicar de forma clara y precisa cuáles son los inconvenientes de usar Excel y qué otras opciones (¡mucho mejores!) tienes. 

Una chica sonríe mientras realiza tareas de oficina delante de un ordenador.

Es normal que si no has probado otra cosa, llevar el sistema de control de pagos de tus alumnos lo hagas con excel. Lo divides por columnas, en cada una pones un dato o un tipo de información de tus alumnos como por ejemplo: nombre, apellidos, teléfono, email, descuentos o cuotas aplicables, etc. y listos.

Pero, qué pasa cuando se trata de calcular las cuotas finales, ¿podrías hacer cálculos con diferentes celdas y cifras de forma rápida y con la seguridad de que lo has hecho correctamente?, ¿no te pasa que a veces resulta muy complicado saber qué celdas tienes que marcar y en qué orden para que la fórmula esté bien hecha?

A continuación te muestro las Ventajas y Desventajas de utilizar un sistema de control de pagos de alumnos en excel, frente a las ventajas (¡y muy pocas desventajas!) de utilizar un software especializado en tu sector. Verás cómo puedes ahorrar mucho tiempo y tener la seguridad de que los cálculos son correctos y, mejor aún, tú no tienes que hacer prácticamente nada.

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Unas manos sobre una mesa con papeleo y dinero.

Ventajas de utilizar Excel

  • Es un programa muy preciso y organizado para tareas de oficina.
  • Permite hacer infinidad de cálculos y fórmulas.
  • Se pueden crear gráficos de diferentes estilos para presentaciones.

Desventajas de utilizar Excel

  • No es un programa en la nube, es decir, que sólo puedes acceder a tu información de Excel desde el ordenador en el que lo tengas instalado.
  • Si quieres tener el programa original has de pagar por ello y no es barato. Si trabajas con una copia, puede dar problemas o estar incompleta.
  • Requiere conocimientos previos o aprendizaje posterior para poder utilizar gran parte de sus funciones, algunas de ellas muy complicadas.
  • Solo es compatible con Windows y Macintosh.
  • Los archivos ocupan mucho espacio en el disco duro.
  • Se pueden adjuntar virus en los archivos de Excel.
  • Requiere un ordenador potente para trabajar de forma rápida y eficaz.

Como puedes comprobar, las desventajas se pueden acabar convirtiendo en un problema si quieres aprovechar al máximo todo lo que te ofrece el programa de Excel.

Usar un sistema de control de pagos de alumnos en excel puede suponer dos cosas:

1. Que acabes usándolo solo como organizador para tener toda la información de tus alumnos en columnas y/o pestañas.

2. Que necesites ayuda externa o dedicar mucho tiempo a controlar cómo realizar operaciones para controlar las cuotas y los pagos.

Montañas de monedas sobre tierra y con una rama en la parte superior.

Pero no todo son malas noticias, por suerte las herramientas avanzan y la digitalización permite crear nuevas soluciones. Hoy en día puedes encontrar programas o softwares de gestión que te permitan controlar las cuotas y los pagos de forma rápida y sobretodo eficaz.

Tener un sistema de control de pagos de alumnos a través de un software tiene múltiples ventajas.

  • Es más ágil y rápido y los cálculos no dependen de que tú combines celdas.
  • Puedes tener toda la información de tus alumnos ordenada y con más posibilidades de personalización: poner foto, separar según tipo de información, añadir perfiles de familiares, etc.
  • Es un programa en la nube, podrás acceder desde cualquier lugar y controlar cualquier pago.
  • Puedes vincular tu software con pagos online, de esta forma, además de controlar los pagos, los recibirás al momento en tu cuenta.
  • Es un sistema más fácil de usar y cómodo.
  • Existen programas de gestión que crean de forma automática informes y estadísticas para que sepas cómo va tu academia de baile o música.
  • El diseño y la estética hacen que sea muy agradable trabajar.
  • Puedes crear descuentos individuales o globales y con un par de clics añadirlos a la cuota y tener el precio final.

Como única desventaja podríamos decir que estos programas no son gratis, aunque la mayoría de las veces se hace en cómodos pagos mensuales, sin contar que, te permiten hacer infinidad de gestiones además de controlar los pagos.

Es importante añadir que cuando se trata de programas en la nube, las actualizaciones y mejoras que se van incorporando van incluidas en el precio, por lo que te garantizan que nunca te quedarás con un programa obsoleto.

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Samantha Rey

Redactado por Aug 23, 2021

Samantha Rey

Especialista en Marketing en Kydemy. 📈 👩‍💼Mi objetivo es crear estrategias de venta y soluciones online que ayuden a nuestros clientes a alcanzar sus metas empresariales. 🚀

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