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¿Por qué tus alumnos no pagan a tiempo?

Clara Aloy

Clara Aloy

Lectura: 4 min

Si te has hecho esta pregunta más de una vez, este artículo te interesa. Como propietario de una escuela de baile, sabrás que cobrar a tus alumnos es una situación incómoda que requiere tiempo y energía por tu parte. ¡Con las herramientas adecuadas, no tendrás que preocuparte por ello! Olvídate de planillas de control de pagos complicadas y listas en papel.

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El control de facturas de cobros y pagos de las cuotas puede ser uno de los aspectos más pesados de controlar y a la vez es una parte muy importante de la gestión de tu academia. Aun así, es posible tener un control de facturas de cobros y pagos de una forma más sencilla, que se adapte a las particularidades de tu academia y que evite que tengas que perseguir a tus alumnos para que paguen a tiempo. 

En realidad, la gestión y administración son aspectos sencillos si sabes organizarte bien y estás dispuesto a innovar y adaptarte a los cambios y necesidades de tus alumnos. Para demostrarlo queremos compartir contigo la historia de María, una profesional de danza que decidió comenzar a difundir su conocimiento y pasión por la danza abriendo su propia escuela.

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Los primeros años de María

En 2010, María decidió abrir su propia escuela de baile en el barrio de Chamartín, Madrid. Durante los primeros dos años, María se esforzó por conseguir nuevos alumnos, con descuentos, ofertas y un buen trato personal. Como ya tenía experiencia en el mundo del baile, al poco tiempo obtuvo un gran número de inscritos, ¡está claro que su estrategia de boca a boca fue todo un éxito!

El lugar donde se ubicaba la escuela, una de las zonas más visitadas y paseadas del barrio, fue un elemento clave. Muchas personas entraban para informarse de las actividades de la academia. Poco a poco, la escuela fue creciendo y en 2013 llegó a tener un total de 300 alumnos inscritos. María formó a un buen equipo de profesores que impartían clases durante toda la semana, fines de semana incluidos. También ofrecía workshops y talleres específicos en periodos vacacionales.

Un año después, María se da cuenta de que, a pesar del éxito de su academia, lleva arrastrando un problema, esencial de combatir, desde el principio.

El problema de María

Al final de cada mes, María no ingresaba las cuotas correspondientes por el número de alumnos que estaban inscritos. Tras hacer una reflexión y revisar el control de facturas de cobros y pagos, María detecta un problema que está afectando a su crecimiento: sus alumnos actuales se retrasaban en sus pagos. Y lo que es peor de todo, tenía que perseguirlos para que hicieran el pago de sus cuotas a tiempo.

clase de puntas de ballet

¿Qué hizo María?

A través de la página web de una academia de éxito María encontró información que le resultó muy interesante: cuotas, precios, métodos de pago, herramientas para alumnos, etc. Con toda esta información, se dio cuenta de que tenía que revisar una serie de aspectos de su escuela e introducir algunos cambios para facilitar el pago de las cuotas: 

Simplificar las cuotas

Con un sistema más sencillo es mucho más probable que los alumnos paguen a tiempo. Lo primero es que el alumno sepa qué tiene pagar exactamente: la información clara y la buena comunicación es fundamental. En el pasado, María modificaba las cuotas a menudo y además aplicaba diferentes tipos de descuentos que hacían muy confuso para el alumno saber el importe que tenía que pagar. Para solucionar este aspecto, se propuso reducir el número de cuotas y hacer menos cambios.

Detectar las deudas

Es necesario tener una lista accesible de los alumnos con información de las deudas que se actualice constantemente. María no sabía con certeza qué alumnos no habían pagado al final de mes. Por lo tanto, cuando no estaba segura de si habían ingresado la cuota correspondiente o no, no se ponía en contacto con ellos. María creó un listado online (hacer planillas de control de pagos era más lento y complicado) donde rápidamente aparecían marcados en rojo aquellos alumnos con deudas. De este modo, podía dirigirse a ellos con certeza para reclamar sus pagos.

Examinar y reducir sus métodos de pago

Ofrecer un único método de pago favorece el control y que los alumnos sean constantes en el pago de las cuotas. María ofrecía muchos métodos de pago diferentes. A simple vista esto no parecía un problema, pero invertía mucho tiempo en el control de facturas de cobros y pagos comprobando uno a uno los que se habían realizado a través de diferentes canales. Cuando se le acumulaba el trabajo, no podía disponer de un listado definido con los alumnos que habían pagado y por lo tanto se retrasaba en ponerse en contacto con aquellos alumnos que debían una o más cuotas. Al ofrecer un único método de pago, pudo controlar mejor quién pagaba y quién no, y simplificó el trabajo de los alumnos a la hora de pagar.

Informar al alumno de sus pagos:

Es esencial que los alumnos puedan acceder a una plataforma, a través de un software de gestión para academias, que muestre las cuotas y si el pago está pendiente o si se ha realizado ya. Los alumnos de María no contaban con información actualizada de los pagos que tenían que hacer. De esta forma, era muy probable que se retrasaran o que se olvidasen de hacerlo. María aprendió que era esencial que sus alumnos tuvieran a mano su registro de pagos, y además, usó un software de gestión que permitía a los alumnos descargarse los recibos.

Enviar recordatorios de los pagos

Usar una plataforma que avise automáticamente a los alumnos para que realicen los pagos a tiempo evita situaciones incómodas. Para María era muy desagradable encontrarse con los alumnos que no habían ingresado las cuotas correspondientes. Tenía que recordarles, a veces por segunda y tercera vez, que se acordaran de efectuar el pago. Para solucionar este problema puso a disposición de los alumnos una herramienta que recordaba automáticamente los pagos y avisaba de que el siguiente pago estaba disponible. Era una forma de que el control de facturas de cobros y pagos lo hiciera el programa y no ella.

Resultados

Al implementar estos cambios, María fue capaz de controlar y recibir los pagos a tiempo. Consiguió mantener a sus alumnos y lo más importante, logró que estuviesen satisfechos con las clases y los servicios que ella ofrecía.

Con este caso quiero demostrarte que la situación que ha experimentado María podría suceder en muchas otras academias, incluida la tuya.

Si te sientes identificado con esta situación, el primer paso que tienes que dar es analizar tu sistema de pagos.  Es esencial que uses herramientas fiables, sencillas y eficaces para mantener un buen registro de las cuotas. No hace falta que inviertas mucho tiempo ni dinero, solo tienes que tener la información necesaria para trazar un plan y estar dispuesto a implementar algunas mejoras. Con esta información vas a ganar tranquilidad, tiempo y confianza con tus alumnos.

Si no notas una gran mejoría a corto plazo o medio plazo, ¡no te desesperes! Siempre habrá una estrategia para tu academia. Recuerda que los alumnos y las dinámicas no son siempre iguales, pero elegir un buen software de gestión, con un sistema de pagos te facilitará el trabajo.

Por eso quiero animarte a que te descargues nuestro SISTEMA ACTIVADOR DE PAGOS. En él encontrarás información para mejorar todavía más tu sistema de pagos. 

Clara Aloy

Redactado por

24 may 2021

Clara Aloy

Experta en Comunicación en Kydemy 📣 Mi objetivo es el éxito de cada uno de nuestros clientes conectando con sus necesidades y creando una comunicación eficaz. 👍

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