ERP: cómo transformar la gestión de tu academia

La gestión de las escuelas y academias artísticas implica muchas tareas y procesos: desde inscripciones, pagos de cuotas y matrículas, gestión de alumnos y planificación de clases, hasta las comunicaciones con los profesores, alumnos y familiares, pagos a proveedores y  mucho más.

Frente a este escenario, los ERP o sistemas de planificación de recursos empresariales se presentan como una solución integral y completa para el control y la gestión eficiente de procesos y recursos. Aunque, tradicionalmente, este tipo de sistemas se crearon para ser usados por grandes compañías e industrias; hoy en día se muestra como una solución perfectamente adaptable a otro tipo de negocios como las escuelas y academias.  

¿Qué es ERP? 

ERP (en inglés, Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales es un software que permite gestionar procesos y recursos del negocio tales como la contabilidad, los pagos y facturas, las ventas, la administración de los recursos humanos, control de inventarios, y más. 

En el ámbito educativo, un sistema de planificación de estas características permite a las escuelas poder controlar áreas y procesos claves como las finanzas, la administración de los recursos humanos y académica. 

En el caso de Kydemy, la plataforma ofrece herramientas y aplicaciones para gestionar la escuela de forma integral. Allí se puede controlar desde las finanzas (pagos, gastos, deudas, etc.) hasta el control de las jornadas laborales de los docentes, la planificación y gestión de clases, inscripciones, comunicaciones y más. 

¿Qué tipos existen?

En el mercado se pueden encontrar diferentes tipos de sistemas de ERP diferenciados según:

• Su localización, que puede ser local o alojada en la nube. Los sistemas alojados en la nube han cobrado gran importancia en los últimos años, gracias a la facilidad con la que se puede acceder a la información desde cualquier sitio con acceso a Internet. 
• Su finalidad o sector de la actividad específico para el cual fueron diseñados, como ERP de RR. HH., ERP para Finanzas, ERP Logísticos, etc. 
• El tamaño del negocio, el cual puede ser para autónomos o freelancers; PyMEs; grandes empresas o para la Administración Pública. 
•  Su tipo de desarrollo, pudiendo ser hecho a medida (más caro y complejo) y estándar o especializados (más accesible, fácil de usar y rápido de implementar). 

En el caso de las escuelas y academias principalmente artísticas, Kydemy es un sistema de software ideal para su gestión. Por un lado, el software de Kydemy se encuentra alojado en la nube, permitiendo acceder a toda la información relevante de la escuela de forma fácil, segura e inmediata desde cualquier lugar con conexión a Internet. 

Por otro lado, la plataforma ofrece un modelo de suscripción que se adapta según el tamaño de cada escuela, definido por la cantidad de alumnos activos con los que cuenta y, por ende, a las necesidades u obstáculos que se le puedan presentar. 

Además, la solución de Kydemy fue especialmente diseñada para escuelas y academias artísticas, entendiendo su negocio y necesidades diarias, para ofrecerles un producto completo y que, en definitiva, les sea útil. 

¿Qué ventajas tiene para escuelas y academias?

Adoptar un ERP o software de gestión en tu escuela representa una transformación digital profunda que lleva a múltiples beneficios, como: 

• Centralización de la información: todos los datos en un solo lugar, accesible para la escuela y Administración, profesores, alumnos y familiares. 
• Digitalización y optimización de procesos: desde inscripciones hasta generación de reportes, se reducen tareas repetitivas.
• Toma de decisiones basada en datos: reportes e indicadores que permiten actuar con certeza y precisión.
• Transparencia y comunicación fluida: mejora la comunidad entre la escuela, profesores, familiares y alumnos a través de notificaciones, mensajes internos y de difusión.
• Escalabilidad: a medida que el negocio crece, el sistema se adapta sin necesidad de rediseñar procesos desde cero.

¿Qué tener en cuenta a la hora de elegir un ERP o software de gestión para tu escuela?

Con tanta oferta en el mercado, elegir un sistema de ERP para tu escuela o academia puede ser una tarea compleja, pero no imposible. 

Aquí te compartimos un listado de puntos a tener en cuenta a la hora de escoger un software de gestión para tu negocio:

• Tiempo y facilidad de implementación. Evalúa cuánto tarda en ponerse en marcha y qué tan sencillo es para el equipo comenzar a usarlo.
• Funcionalidades y personalización. Asegúrate de que incluya los módulos que necesitas (gestión de alumnos y clases, financiero, comunicación, etc.) y que pueda adaptarse al tamaño y particularidades de tu escuela.
• Integraciones y accesibilidad. Debe poder integrarse fácilmente con otras plataformas (Google, Zoom, etc.) y ser accesible desde distintos dispositivos y ubicaciones.
• Coste y planes escalables. Considera no solo el precio, sino también si ofrece planes ajustados a diferentes tamaños y necesidades institucionales.
• Soporte y recursos de ayuda. Es fundamental que el sistema cuente con el servicio de atención al cliente, documentación clara o sección de preguntas frecuentes para resolver cualquier duda. 

La tecnología avanza en todos los ámbitos. En las escuelas, no sólo se ve el uso de las tecnologías en la forma de enseñar sino, también, en la forma de gestionar. Implementar un software de gestión de recursos y procesos será una herramienta clave para mejorar el manejo eficiente de tu escuela al igual que impulsar su crecimiento. Kydemy es la opción ideal para tu escuela, ya que presenta soluciones que te ayudarán a liberarte de tareas operativas y enfocarte en lo más importante: la educación.

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