Entrevistamos a la academia Llar Dansa

Llar Dansa fue fundada en 1998 por Susana Aledo y Pauline L. Bennet. Ofrecen clases de baile para niños desde 3 años a adultos con una oferta formativa avalada por certificaciones internacionales como la Royal Academy of Dance (RAD) e Imperial Teachers of Dance (ISTD)

Cuéntanos, ¿cuánto tiempo hace que tienes la academia de baile y cómo surgió la idea de abrir este tipo de negocio?

Empezamos hace ya 22 años. Yo estudié pedagogía de la danza en Londres en la Royal Academy y aunque mi idea inicial era abrir una escuela con más edad y más tarde, me encontré con la que fue mi socia durante 18 años casualmente y decidimos abrir una escuela juntas y hasta ahora.

¿Qué hace a vuestra academia especial y diferente?

A mí lo que siempre me llega de parte de los clientes es que valoran mucho el carácter familiar, personalizado, etc. que acercamos la danza a todos: tanto a los que tienen más posibilidades y lo quieren para un proyecto de futuro profesional, como a los que no pueden dedicarse a la danza o simplemente lo tienen como un hobby. Se les trata con igual importancia a todos. Nuestro nombre Llar* lo refleja muy bien. Hacemos que se sientan como en casa.

*Casa en catalán/mallorquín

¿Qué crees que hace falta tener a nivel profesional y personal para montar una academia de baile y tener éxito?

En nuestro tipo de academia que está especializada en danza clásica, modern/jazz y tap y pertenece al grupo de danzas regladas, es imprescindible que haya una buena formación detrás, para comenzar. A partir de ahí, es constancia y ganas de seguir formándose y también ofrecer siempre una enseñanza muy personalizada dentro del grupo. No todo el mundo aprende de la misma manera, ni a la misma velocidad, ni necesita lo mismo. Esto junto con la formación continua es básico.

¿En qué momento decides que quieres dar un paso más y digitalizar la gestión de la academia?, ¿hubo algún problema en concreto que te hizo pensar necesitamos un cambio?

Tomamos la decisión hará 5 años. Fue el hecho de que yo estaba cada día en la escuela y llevábamos entre mi socia y yo toda la gestión junto con las clases. Al convertirme en madre y no poder estar cada día en la academia tuve que delegar tanto funciones administrativas como de clases. Además, mi socia, por edad, también quería aprovechar para descargarse un poco de trabajo y llevar las cosas con más calma. Entonces decidimos que tener una herramienta donde la gente que nos ayudara pudiera tener más acceso, y nosotras también poder controlarlo más cómodamente, con una forma más estandarizada de llevar las cosas, no todo tan personalizado y a mano, nos ayudaría mucho. Todo el equipo podría trabajar sobre lo mismo sin tener que pasar papeles y sin necesidad de estar en la academia.

¿Habías probado alguna otra plataforma digital antes de contratar Kydemy? si es que sí, ¿qué pasó?

Empezamos con un programa que conocimos online a través de publicidad, hicimos una llamada, un periodo de prueba..Pero no se adaptaba para nada a nuestras necesidades. No estaba especializado en lo que era gestión de academias, no lo podíamos aprovechar y lo dejamos al no ser útil. Y entonces un buen día apareció Fran por la recepción, hablamos con él, nos dijo que podíamos hacer un periodo de prueba y lo que nos llamó la atención es que se interesó mucho por como nosotras llevabamos la gestión exacta de la escuela. La plataforma Kydemy permitía seguir con nuestra forma de trabajar pero de una manera digitalizada.

Cuéntanos, ¿cómo organizabas todas las gestiones de tu escuela antes de contratar un programa de gestión?

Era muy aficionada a los excels. Excel para arriba, excel para abajo, imprimir excels, actualizarlos...me llevaba gran parte del día. Escribía los datos primero a mano, luego los pasaba al excel, casi todo era así. Yo hacía una tabla de excel, mi equipo la iba rellenando a mano. Gestionábamos una gran cantidad de tipos de archivos diferentes: uno que contabilizaba las horas, otro los ratios de la clase, etc. Era mucho trabajo la verdad.

¿Cuáles son los aspectos o tareas de tu día a día (y de la escuela en general) que más han mejorado desde que usáis Kydemy?

Sobre todo la gestión pura y dura de administrar todo lo relacionado con el cliente: las mensualidades, quién está al día y quién no, la asistencia, que nosotros la tomamos muy en serio... Antes las teníamos en papeles dentro carpetas. Tenías que ir a buscarlas cada vez que necesitabas consultar algo, si estabas en casa no podías. Ayuda mucho poder ver esta información de forma visual en la tablet o el ordenador.

Y en cuanto a tus alumnos, en general, ¿crees que les ha beneficiado tener una aplicación móvil con sus clases, etc?, ¿hay más comunicación entre profesores y alumnos?

Hace poco que justamente les hemos informado por mailing de que utilicen la App móvil, porque con la pandemia el acceso a la escuela está muy restringido, notamos que nos falta poder dar feedback a los padres, apenas los vemos. Así que les hemos pedido que se familiaricen con la App, que nos envíen mensajes, que nosotros estamos igual de disponibles, que nos consulten dudas. Al principio no lo hicimos público con los clientes y usábamos kydemy solo como programa de gestión pero a raíz de la pandemia se hace necesario usarlo como herramienta de comunicación. Les gusta eso de ver su foto, sus datos, sobretodo las de 12-13 años ya se están cambiando su foto, nos envían mensajes para decir si pueden venir o no a clase, que antes no lo hacían.

¿Qué fue lo más difícil del proceso de digitalización para vosotros?

El primer año hubo un poco de caos, porque fue un mal año para nosotros a nivel personal ya que falleció mi socia. No podíamos dedicarle suficiente tiempo, pero a partir de ahí ya nos empezamos a organizar y estamos muy contentas. Aún sé que le podemos dar mayor rendimiento pero reconozco que es por falta de dedicarle tiempo por nuestra parte.

¿Crees que tanto la plataforma de Kydemy como el equipo han cumplido las expectativas que tenías antes de comenzar con nosotros?

Sí, el equipo sois una pasada, el trato es súper agradable. Me gusta que es muy personal y familiar. Es relajado y distendido pero eso no quita que seáis súper profesionales. Normalmente lo resolvemos todo si no en el momento, el mismo día. Es muy fácil acceder a vosotros.

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Cómo habéis podido comprobar a través de la experiencia de una academia con más de 20 años de historia, los cambios son necesarios. Dedicarle un tiempo a la mejora de la gestión y encontrar nuevas herramientas de trabajo aporta muchos beneficios. La innovación es la clave para la continuidad de las academias.

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