El software de gestión que toda escuela de idiomas necesita

Principales retos en la gestión de las escuelas de idiomas

Si diriges una escuela o centro de idiomas, probablemente te resuenen algunas situaciones como las tareas manuales y lentas; la dificultad de organizar calendarios o las comunicaciones que se dispersan o no llegan al destinatario en tiempo y forma. ¿Les suena, verdad?

⏰ Procesos manuales que consumen tiempo:

Desde inscripciones y matrículas de forma manual; hasta cobros y seguimiento de pagos con facturas, hojas de Excel y documentos bancarios, que muchas veces se pierden, toman mucho tiempo o llevan errores (duplicidad, errores en los datos de registro, etc.)

📅 Dificultad para organizar horarios, asignar profesores y grupos:

Organizar el calendario de clases es un auténtico dolor de cabeza, pero más cuando se hace en papel o en una hoja de Excel donde la visibilidad de todas las clases, horarios, grupos y profesores no suele ser clara. ¿Cuántas veces os pasó que se olvidaron de incluir una clase o pusieron al mismo profe a impartir dos clases en un mismo día y horario? ¡Imposible!

💬 Comunicación dispersa con alumnos y familias:

¿Cuántas veces se perdieron comunicaciones importantes entre tantos grupos de WhatsApp, correos electrónicos, llamadas o carteles pegados en la escuela? Muchas veces sucede que con tantos canales, el alumno o familiar no tiene claro por dónde se comunica la escuela con ellos.

📊 Falta de datos claros para tomar decisiones:

¿Cuántas escuelas controlan sus resultados mensual, semestral o anualmente? ¿Podrías identificar rápidamente qué porcentaje de alumnos has perdido el último año? ¿O qué clase fue la menos concurrida? La falta de datos e información clara de lo que sucede en tu escuela, podría hacer que no tengas una visión clara de lo que realmente funciona y lo que no, y las áreas de mejora. 

💡 Los mayores retos del día a día de las escuelas de idiomas pueden simplificarse con un software de gestión que les permitirá controlar y gestionar su escuela de forma integral.

Qué debe ofrecer un buen software de gestión

A la hora de elegir una herramienta, no basta con que “haga un poco de todo”. El software de gestión debería incluir funcionalidades que realmente atiendan a las necesidades reales de tu escuela, como:

1. Funcionalidades básicas: inscripción online de alumnos, control de las finanzas (deudas y pagos online), gestión del calendario de clases y el desarrollo de informes por áreas.
   
2. Funcionalidades avanzadas: alertas de inasistencia, pagos o gestiones importantes pendientes; seguimiento de los alumnos, comunicaciones integradas con familias y alumnos.
3. Usabilidad: intuitiva y accesible para todo el personal, y para los alumnos y familias.

¿Por qué elegir Kydemy como tu software de gestión?

Kydemy es un software de gestión integral y especializada que entiende las necesidades de las academias de idiomas. 

Desde su plataforma, permite gestionar toda la escuela desde un mismo lugar: inscripciones online, controlar pagos y deudas, registrar asistencias, emitir facturas digitales y mantener la comunicación directa con alumnos, profesores y familias.

Además, ofrece una app móvil nativa gratuita, que potencia la fidelidad y retención de los alumnos, familiares y profes, a poder acceder a toda la información relevante de la escuela desde su móvil, con notificaciones, contenido, acceso al calendario de clases, control de pagos y deudas, y más. 

Su interfaz intuitiva y sus funcionalidades automáticas, como recordatorios y alertas, listas de espera y pre-inscripciones, e informes; permiten liberar a la escuela de tareas repetitivas del día a día, para centrarse en lo más importante: en enseñar y brindar la mejor experiencia a los alumnos. 

Principales beneficios que tendrás con Kydemy

Si bien hemos hablado en varias ocasiones de los beneficios que un software de gestión puede aportar a las escuelas y academias, como los 10 beneficios de implementar un CRM en tu academia, haremos un repaso de las principales ventajas que Kydemy puede aportar en tu escuela de idiomas: 

• Gestión integral desde un solo lugar: controla todas las áreas de tu escuela de manera centralizada.
  
• App móvil nativa gratis: Kydemy ofrece una app móvil nativa gratuita para alumnos, familias y profesores. Desde allí, acceden a información, notificaciones y contenidos de sus clases, desde su móvil o tablet.
  
• Comunicación fluida y profesional: mensajes directos y masivos, recordatorios y avisos automatizados. ¡Tus alumnos nunca más perderán de vista una comunicación importante!
  
• Ahorro de tiempo y eliminación del papeleo: procesos digitales que reducen tareas manuales y errores administrativos.
  
• Soporte y formación personalizada: acompañamiento continuo y formación de la escuela sobre la plataforma, por parte de un equipo de expertos. 
  
• Mayor fidelización de alumnos: seguimiento personalizado y herramientas que fortalecen la relación con los alumnos, familias y profesores con la escuela. 
  

🚀 BONUS TRACK: desde la plataforma Kydemy podrás impartir clases online si tu escuela lo requiere, para grupos de hasta 8 alumnos (incluyendo el profesor). Conoce más de la funcionalidad de Streaming aquí. 💻

La gestión académica ya no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Con un software como Kydemy, tu escuela de idiomas puede optimizar procesos, mejorar la comunicación y ofrecer una experiencia de aprendizaje más fluida y profesional.

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