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Demo y periodo de prueba. Consejos útiles para sacar el máximo partido

Samantha Rey

Samantha Rey

Lectura: 4 min

¿Ya tienes claro que necesitas un Software para tu academia?, entonces debes aprender cómo identificar un buen producto. Para ello, tienes dos momentos clave: la DEMO y, si es posible, el PERIODO DE PRUEBA. ¡Te mostramos como!

demo-y-periodo-de-prueba-consejos-utiles-para-sacar-el-maximo-partido

Con un entorno cada vez más digitalizado y viendo cómo evolucionan los productos y servicios en el mercado en general, ya sabrás lo importante que es tener un software para el registro de alumnos, en definitiva, un software para tu academia.

Además de ser recomendable por sus múltiples ventajas, te ayudará a optimizar tiempo y recursos, controlar mejor tu negocio y tomar decisiones informadas. Un programa de gestión educativa que te ayude en el día a día.

Si estás decidido a dar el paso quisiera darte algunos consejos para que aproveches al máximo las dos fases más importantes antes de decidir si adquirir o no un programa de gestión de alumnos para tu academia: la demo con el proveedor y el periodo de prueba.

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Estamos aquí para ayudarte a alcanzar tus sueños, si estás interesado en conocer nuestra plataforma ¡te la enseñamos sin compromiso! Solo tienes que reservar una demo con nosotros. Durante la demostración analizaremos tus necesidades y podrás resolver todas tus dudas.

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PASO 1. DEMO CON EL PROVEEDOR

demostración online de software de gestión

Una vez has encontrado un software para la gestión de academias que te interesa y parece adaptarse a tus necesidades, lo ideal es que puedas realizar una demo con el proveedor de la empresa. Éste te explicará, a través de la plataforma, sus funcionalidades y beneficios.

Ten en cuenta que no todas las empresas hacen las demostraciones de la misma manera y puede que no cumplan tus expectativas. Por eso, te aconsejamos que prepares el encuentro:

  • Haz una lista de las necesidades que tienes en tu academia de baile y busca una funcionalidad que pudiese cubrirlas. Por ejemplo: 
  • Controlar los alumnos que asisten a las clases → ¿la plataforma es un programa de gestión de alumnos? ¿me permite hacer listas de asistencia en cada clase?
  • Prepara preguntas sobre todos los temas que sean importantes para ti: Condiciones de garantía y devolución, soporte técnico, precios, períodos de actualizaciones, límites de datos, integraciones con otras plataformas, posibilidad de personalización, etc.
  • Cuando comience la demo, siéntete libre para interrumpir y preguntar cada vez que te surja una duda. La resolverá al momento y no irás acumulando preguntas sin respuesta.
  • Pon ejemplos de problemas que tengas actualmente en tu escuela de baile y pregunta cómo podría resolverlos con la plataforma. Fíjate si conoce tu sector y no da respuestas generales que no tengan nada que ver.
  • Observa a tu interlocutor. Es importante que veas si hay interés por su parte en saber cuál es tu situación, fíjate si hace preguntas y te escucha. Desconfía si no te deja hablar o se dedica a enseñarte funcionalidades que no tienen nada que ver contigo o que no vas a necesitar. Posiblemente quiera que pagues un plan más caro.
  • Hacia el final de la demo y si la empresa te ofrece un periodo de prueba, asegúrate que podrás contar con soporte técnico cuando lo necesites. 

PASO 2. PERIODO DE PRUEBA DEL SOFTWARE PARA ACADEMIAS

ilustración de flecha despegando

La demo te ha convencido, te han gustado sus aplicaciones y crees que puede encajar perfectamente (o casi) con todo lo que quieres gestionar de tu escuela de baile. Si te ofrecen la posibilidad de disfrutar de un periodo de prueba, ¡es el momento de aprovecharlo al máximo!

Podrás experimentar de primera mano todas sus funcionalidades y comprobar con información de verdad lo útil que puede resultar.  Para ello queremos enseñarte a través de sencillos pasos cómo puedes sacarle el máximo partido.

  1. Configura las clases, los estilos y los niveles. Es importante que compruebes todas las opciones que te ofrece la plataforma para personalizar al máximo este apartado. 
  2. Las cuotas es un aspecto muy importante. Crea cuotas regulares o pagos puntuales, fíjate si tiene varias posibilidades para configurar las cuotas y comprueba las formas de pago disponibles, incluidos pagos online. 
  3. Es el momento de crear tu calendario de clases. Configura los días y las horas a las que se imparten. Si la plataforma lo permite, puedes ampliar información sobre cada clase: foto, texto explicativo sobre la clase o el estilo de baile, requisitos, etc. Tiene que ser intuitivo, que lo puedan entender alumnos y profesores.
  4. Introduce datos de alumnos reales. Si aprovechas para registrar alumnos que ya tienes y al final decides quedarte con la plataforma, será trabajo que ya tendrás hecho. Si tu escuela tiene muchos alumnos, pregúntales: ¿puedes importarlos?, ¿te ayudarían a migrar la información?
  5. Ahora es el momento de poner a los alumnos en sus clases correspondientes. De esta forma, si la plataforma lo permite podrás probar: el control de asistencia, el envío de mensajes internos entre profesores y alumnos, si tienes clases que son en pareja poner roles de baile, etc.
  6. Una vez has configurado los aspectos más básicos pero necesarios es el momento de divertirse probando sin miedo. La clave está en hacer todas las pruebas que puedas para que compruebes la estabilidad de la plataforma y todas sus posibles funciones.

Es importante elegir un buen software de gestión para tu academia, con actualizaciones regulares durante todo el año. Si una empresa de software realiza actualizaciones de forma periódica te aseguras que la plataforma tenga mejoras constantes y nuevas funcionalidades que te permitirán trabajar mejor.

  1. Crea una clase online. Puedes crear diferentes perfiles de prueba con compañeros o amigos y probar cómo funciona la clase. Será la mejor forma de comprobar cómo verás a tus alumnos y cómo te verán ellos a ti.
  2. Envía un email masivo. Si la plataforma tiene esta sección bien desarrollada podrás filtrar los envíos por ejemplo, por clases o cuotas, y comprobar el estado de los emails. Los enviados, recibidos, leídos, etc. Puedes hacer una prueba enviando un email de bienvenida a todos los alumnos de la clase en concreto. De esta forma podrás potenciar y reforzar la comunicación con tus alumnos y tenerlos al día de las actividades que se realizan en la escuela.

Estos son algunos de los pasos que deberías hacer no solo para que puedas confirmar la fiabilidad de la empresa y la efectividad del software de gestión. Es una oportunidad de que compruebes cuánto podría mejorar tu día a día, la relación con los alumnos y la gestión en general si digitalizas tu academia.

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Samantha Rey

Redactado por

16 ago 2021

Samantha Rey

Especialista en Marketing en Kydemy. 📈 👩‍💼Mi objetivo es crear estrategias de venta y soluciones online que ayuden a nuestros clientes a alcanzar sus metas empresariales. 🚀

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