Elisabeth Torralba

Elisabeth Torralba

Nov 30, 2020 · lectura 3 min


¿Sabes como analizar la rentabilidad de tu academia? Te explicamos los datos indispensables que debes conocer y calcular para llevar una gestión inteligente de tu negocio. Conseguirás aumentar tus ingresos y reducir gastos innecesarios.

La importancia de analizar tus resultados

Como propietario de un estudio de baile seguramente tienes mil cosas en la cabeza: gestionar horarios de clases, salarios de profesores, inscripciones de alumnos, promocionar la academia... Y por supuesto bailar y crear nuevas clases/coreografías para hacer felices a tus alumnos.

Con todas estas tareas por gestionar ¿Te has parado alguna vez a pensar cómo puedes mejorar la rentabilidad de tu centro? ¿Tienes tiempo de analizar los resultados para tomar decisiones? 

Si la respuesta a estas preguntas es NO, creo que ha llegado el momento de tomarte un respiro y hacer un pequeño análisis de tu academia

Al principio puede parecer complicado y un poco aburrido, por qué no decirlo, hablar de rentabilidad, tasas y costes. Tal vez pienses que esto no es para ti, que tu academia no es tan grande, pero realmente son datos muy importantes y útiles que cualquier negocio por pequeño que sea debería tener en cuenta si quiere seguir creciendo. Por eso, te voy a explicar de forma muy sencilla las métricas que te ayudarán a tener el control y poder llevar a cabo las acciones necesarias para incrementar tus ingresos. 

La tasa de conversión de alumnos

La mayoría de academias usan clases de prueba para captar alumnos, o tienen una web o página en redes sociales para promocionarse. ¿Te has parado a pensar cuántas solicitudes de información te llegan? ¿Por qué medios? ¿Cuántos han probado tus clases? Esta tasa simplemente te ayuda a calcular qué porcentaje de los potenciales alumnos que solicitan información de la academia, ya sea online o presencialmente o  que hacen una clase de prueba finalmente se convierten en alumnos. Tan fácil como dividir:

TC =  número de conversiones totales / número de solicitudes totales

Es decir, el número de alumnos que has conseguido por ejemplo en un trimestre o en un año, entre la cantidad total de solicitudes que has tenido en el mismo periodo de tiempo.

Teniendo este dato podrás saber si todo va genial o por el contrario debes trabajar en la atención y seguimiento de las solicitudes. Tal vez llevar un mejor registro, llamar al cabo de un par de días de la prueba para ver si les ha gustado, si tienen dudas, etc. Así verán que te preocupas por tus alumnos.

CAC - Customer Acquisition Cost ( O el coste de adquirir un alumno nuevo)

Se trata de calcular lo que te cuesta atraer a un alumno nuevo. Es decir los gastos de publicidad. Aquí entraría por ejemplo, si repartes folletos por tu barrio para darte a conocer, si publicas un anuncio en redes sociales u organizas un evento o festival.  Estos gastos los divides por el número de nuevos alumnos conseguidos. Es importante analizar cada tipo de publicidad por separado. Para ello, pregunta a cada alumno cómo te ha conocido para saber si viene de Facebook, de la publicidad física, o participó en algún evento.

CAC = costes totales de publicidad / nuevos alumnos conseguidos

Sabrás en seguida si tus campañas de publicidad son realmente efectivas o estás malgastando tu tiempo y dinero. Muchas veces funciona mejor el boca a boca, las recomendaciones de tus alumnos o colaborar con comercios del barrio para haceros publicidad mutuamente que gastar un dineral en publicidad. Pero una publicidad bien hecha  puede dar muy buenos resultados. Lo importante es tener los datos y poder analizar qué es lo que funciona para ti.

CLV - Customer Lifetime Value (o el valor de un alumno a lo largo del tiempo)

¿Sabes cuánto gastan en tus clases los alumnos a lo largo de los años que están en tu academia? Es un dato muy útil para calcular con qué ingresos contarás a largo plazo y hacer planes.  Eso sí, primero debes conocer el tiempo de media que un alumno asiste a tu escuela.

Analiza  bien estos datos, estudia también cuales son los alumnos que generan más ingresos y averigua qué tienen en común para atraer a este tipo de alumno a tu academia. 

Un buen programa de gestión puede ayudarte a tener toda esta información al día. Así sabrás cuánto tiempo llevan tus alumnos, a cuantas clases asisten normalmente. Si además, tiene informes y estadísticas de las clases para saber cuáles funcionan mejor, podrás tomar decisiones informadas.

Tasa de cancelaciones o bajas de alumnos

Es la proporción de alumnos que dejan de asistir a tus clases en un periodo de tiempo, puedes calcularla mensualmente, trimestral , del año o curso lectivo. Por ejemplo:

TC = Número de alumnos perdidos durante el curso / Número de alumnos que teníamos al inicio del curso.

Gracias a este dato podrás medir la fidelización de tus alumnos y tomar medidas de mejora si el porcentaje es más alto de lo que querrías.

Es normal que algunos alumnos dejen de asistir a clase. Muchas veces los cambios de domicilio, de horarios de trabajo o que deban dedicar más tiempo a sus estudios, afectan a la asistencia a las clases de baile por mucho que ellos estén contentos y quieran seguir en la escuela. Lo importante es conocer el motivo, anotarlo, analizarlo y tomar acciones respecto a las cosas que dependen de ti y sí puedes mejorar. Por ejemplo, si detectas que tus alumnos tienen dificultades para asistir a clase por sus horarios, puedes plantear horarios más flexibles, crear un grupo nuevo a otra hora o incluso complementar tus clases físicas con clases online o contenidos en vídeo que puedan ver después.

Da un paso más, digitaliza tu academia

Como  has podido comprobar, administrar una academia exitosa requiere dedicación. Es importante apoyarte en tu equipo y contar con  un programa o software de gestión que te permita llevar el control diario de tu academia. Selecciona uno que cubra todas tus necesidades y que te permita acceder desde cualquier dispositivo con acceso a Internet. Si además dispones de una App móvil para tus alumnos es un punto diferencial a tu favor.

Si quieres saber más sobre captación y fidelización y cómo las tecnologías digitales pueden ayudarte a conseguir el éxito DESCARGA NUESTRA GUÍA: WINNING DIGITAL EVOLUTION

 


Elisabeth Torralba

Redactado por Nov 30, 2020

Elisabeth Torralba

Especialista en Operaciones y Producto en Kydemy ⚙🔧 . Ayudo a elaborar los procesos que permiten perfeccionar el producto ideal para nuestros clientes. 👌

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